Beginn und Ende erfassen: wer hat wann woran gearbeitet?

Beginn und Ende in einem Zeiteintrag

In TimeViking hat ein Zeiteintrag immer ein Datum, eine Dauer, ein Projekt (optional eine Aufgabe) und eine Beschreibung. Zusätzlich können Sie eine Anfangszeit angeben. Das Ende wird nicht separat gespeichert: Es ist die Anfangszeit plus die Dauer. Ein Eintrag, der um 8:15 Uhr beginnt und 3:45 Stunden dauert, endet also um 12:00 Uhr.

Wozu braucht ein kleines Unternehmen das? Einige Situationen, in denen die Anfangszeit hilft:

• ein Kunde möchte sehen, wann Ihr Team vor Ort war, nicht nur wie viele Stunden;
• Sie wollen abends nachvollziehen, was Sie zwischen 10 und 11 Uhr gemacht haben;
• die Geschäftsführung möchte sehen, ob die Stunden eines Tages lückenlos sind und nichts doppelt gebucht ist.

Brauchen Sie das alles nicht? Dann lassen Sie die Anfangszeit leer. Stunden pro Tag oder im Wochenraster zu erfassen, funktioniert genauso; ein solcher Eintrag erscheint in Ihrer Woche als „ohne Uhrzeit".

Drei Wege, Uhrzeiten festzuhalten

Der Timer. Pro Person läuft höchstens ein Timer. Sie starten ihn mit dem Kürzel T (oder der Play-Taste) und legen in Ihren Einstellungen fest, ob T das zuletzt genutzte Projekt nimmt, nach dem Projekt fragt oder immer dasselbe Projekt startet. Beim Stoppen wird daraus ein Zeiteintrag, dessen Anfangszeit der Moment des Starts ist. Ein neuer Timer stoppt zuerst den laufenden. Der Timer funktioniert auch in der mobilen App.

Die Schnelleingabe. Im Schnellfeld tippen Sie statt einer Dauer einen Zeitraum: von 9 bis 11 Uhr, von halb neun bis zwölf, von viertel nach 8 bis 10 oder zwischen 9 und 11 Uhr. Mehrere Einträge auf einmal gehen ebenfalls: 9-12 Website; 13-17 #support.

Der Wochenkalender. Jeder Eintrag mit Uhrzeit ist ein Block mit Anfang und Ende, in der Farbe seines Projekts. Ziehen Sie einen Block auf eine andere Uhrzeit oder verlängern Sie ihn: Anfangszeit und Dauer folgen. Einträge ohne Uhrzeit stapelt der Kalender ab 9:00 Uhr, damit sie sich nicht überdecken.

Kurz zusammengefasst, in vier Schritten:

1. Timer beim Start einschalten

   Drücken Sie T oder die Play-Taste, auch in der mobilen App. Beim Stoppen entsteht ein Zeiteintrag mit der Startzeit des Timers und der verstrichenen Zeit als Dauer.

2. Oder den Zeitraum eintippen

   Tippen Sie ins Schnellfeld zum Beispiel von 9 bis 11 Uhr Konzept oder von halb neun bis zwölf #support. Der Eintrag hat sofort Beginn und Ende.

3. Im Wochenkalender verschieben

   Ziehen Sie einen Block auf eine andere Uhrzeit oder ziehen Sie ihn länger oder kürzer. Anfangszeit und Dauer passen sich an.

4. Lücken und Überschneidungen prüfen

   An Arbeitstagen bis heute zeigt der Kalender eine Lücke ab einer Viertelstunde als nicht ausgefüllt, und Einträge, die sich überschneiden, werden markiert.

Lücken, Überschneidungen und Ihr Arbeitszeitplan

Sobald Ihr Tag Uhrzeiten hat, sieht TimeViking, was fehlt. An Arbeitstagen bis einschließlich heute zeigt der Kalender eine Lücke ab einer Viertelstunde zwischen zwei Einträgen als „nicht ausgefüllt", mit ihrer Länge. Hat Ihr Arbeitszeitplan Arbeitsblöcke (etwa 8:00–12:00 und 12:30–16:30 Uhr), zählt nur eine Lücke innerhalb dieser Blöcke; die Mittagspause wird also nicht bemängelt.

Zwei Einträge, die sich überschneiden, erhalten eine Markierung. Der Arbeitszeitplan kommt aus Odoo oder wird in der App eingestellt; die Wochenansicht zeigt Ihre Stunden pro Tag im Vergleich dazu.

Was nach Odoo und auf das PDF geht

Odoo bleibt Ihre Quelle für Projekte, Aufgaben und Abrechnung. Pro Eintrag überträgt TimeViking Datum, Dauer, Beschreibung, Projekt, Aufgabe und Mitarbeiter in die Zeiterfassung von Odoo; mehr dazu bei der Odoo-Anbindung und der Projektzeiterfassung mit Odoo. Die Anfangszeit geht nicht mit: Eine Zeiterfassungszeile in Odoo hat standardmäßig keine Anfangs- oder Endzeit. Was direkt in Odoo erfasst wird, erscheint in TimeViking ohne Uhrzeit.

Auch das Monats-PDF und die Exporte zeigen keine Uhrzeiten. Das PDF listet die Stunden pro Tag neben dem Arbeitszeitplan und einen Anhang mit Datum, Projekt, Aufgabe, Stunden und Beschreibung; der Excel- und CSV-Export für Odoo enthält Datum, Mitarbeiter, Projekt, Aufgabe, Beschreibung und Stundenzahl. Noch auf Papier? Unsere Stundenzettel-Vorlage hilft weiter.

Projektzeiten statt Stempeluhr: was TimeViking (noch) nicht kann

Damit es klar ist: TimeViking ist keine Stempeluhr und keine vollständige Arbeitszeiterfassung. Es gibt keine eigene Erfassung von Beginn und Ende des Arbeitstages, kein Ein- und Ausstempeln, keine Pausenerfassung und keinen Arbeitszeitbericht. Die App erfasst Projektzeiten, mit Beginn und Ende, wenn Sie diese eintragen.

Ob das für Ihr Unternehmen genügt, hängt von Ihrer Situation ab. Dies ist keine Rechtsberatung: Klären Sie mit Ihrer Beratung, ob eine Erfassung von Projektzeiten für Sie ausreicht.

Selbst ausprobieren

Uhrzeiten, Timer und Schnelleingabe sind in TimeViking standardmäßig enthalten. Sehen Sie sich alle Funktionen oder die Preise an: kostenlos für Teams bis 3 Nutzer, darüber 5 € pro Monat für Ihr ganzes Team bis 20 Nutzer. Sie können kostenlos starten und Ihr Odoo noch heute verbinden.