Odoo Zeiterfassung: der komplette Leitfaden, Schritt für Schritt in Odoo 20

Was die Odoo Zeiterfassung leistet

Die Odoo Zeiterfassung hält fest, wer wie viel Zeit für welches Projekt und welche Aufgabe aufgewendet hat. Eine Zeiterfassungszeile ist in Odoo eine analytische Buchungszeile mit Mitarbeiter, Datum, Dauer, Projekt und meist einer Aufgabe. Deshalb sind die Stunden sofort im restlichen Odoo nutzbar: für den Projektfortschritt, für die Kosten und über den Verkauf für die Rechnung.

Dieser Leitfaden ist der komplette Rundgang. Für Details zu einzelnen Themen verweisen wir auf unsere kürzeren Leitfäden: Stunden abrechnen, Stunden genehmigen, Tipps und Tricks und Odoo Zeiterfassung im Bild.

Unser Testfall. Demo Consulting ist ein fiktives IT-Beratungsunternehmen mit fünf Mitarbeitenden. Für den Kunden Harbor Logistics führt es eine Odoo-Einführung durch: 400 Stunden Consulting zu 95 Euro pro Stunde, 21 % MwSt., abgerechnet nach geleisteten Stunden. Daneben läuft ein Website-Projekt für einen zweiten Kunden, und das Team hat eine wöchentliche Planungsrunde.

Die acht Schritte im Überblick

1. Installieren Sie die Apps

   Installieren Sie Zeiterfassung (das Modul hr_timesheet). Odoo fügt Projekt und Mitarbeiter automatisch hinzu. Wenn Sie Stunden abrechnen möchten, installieren Sie auch Verkauf und Rechnungsstellung: das Brückenmodul sale_timesheet kommt dann von selbst dazu.

2. Wählen Sie die Einstellungen

   Unter Konfiguration > Einstellungen > Zeiterfassung: die Codierungsmethode (Stunden und Minuten oder Tage und halbe Tage) und ob genehmigte Abwesenheiten automatisch als Zeiterfassungszeile erscheinen.

3. Legen Sie Mitarbeiter an und vergeben Sie Rechte

   Wer Stunden erfasst, braucht einen Mitarbeiter, der mit einem Benutzer verknüpft ist. Wählen Sie je Benutzer die Rolle in der Zeiterfassung und tragen Sie die Stundenkosten für die Rentabilität ein.

4. Richten Sie Projekte und Aufgaben ein

   Aktivieren Sie im Projekt die Zeiterfassung (und Abrechenbar, wenn Sie die Stunden abrechnen). Geben Sie Aufgaben eine Zugewiesene Zeit, damit Odoo den Fortschritt zeigt.

5. Lassen Sie das Team Stunden erfassen

   In Meine Zeiterfassungen: als Liste oder Kalender (Community), direkt in der Aufgabe oder im Wochenraster mit Timer (Enterprise).

6. Prüfen und validieren Sie die Stunden

   Prüfen Sie pro Woche und pro Mitarbeiter. In Enterprise validieren Sie unter To Validate; danach sind die Zeilen gesperrt. In Community vereinbaren Sie eine eigene Kontrolle.

7. Rechnen Sie die gelieferten Stunden ab

   Verkaufen Sie eine Dienstleistung Basierend auf Zeiterfassungen, bestätigen Sie den Auftrag und buchen Sie auf das Projekt, das Odoo anlegt. Im Verkaufsauftrag: Rechnung erstellen.

8. Behalten Sie den Überblick mit Berichten

   Unter Berichtswesen: die Stunden Nach Mitarbeiter, Nach Projekt und Nach Aufgabe, als Pivot-Tabelle oder Grafik, mit Export nach Excel.

Schritt 1: die Apps installieren

Öffnen Sie Apps und suchen Sie nach Zeiterfassung. Bei der Installation fügt Odoo automatisch Projekt und Mitarbeiter hinzu. In Odoo 20 heißt das technische Modul in der Liste Task Logs (hr_timesheet); im Menü bleibt es Zeiterfassung.

Unser Beratungsunternehmen braucht noch zwei Apps: Verkauf und Rechnungsstellung. Sind Verkauf, Projekt und Zeiterfassung in derselben Datenbank, installiert Odoo selbst das Brückenmodul sale_timesheet. Es sorgt dafür, dass Stunden auf einem Verkaufsauftrag landen. Alles oben ist Community. Bei Odoo Online wählen Sie dieselben Apps im Abo.

Schritt 2: die Einstellungen

Gehen Sie zu Konfiguration > Einstellungen und öffnen Sie den Bereich Zeiterfassung. Die wichtigste Wahl ist die Codierungsmethode: Stunden/Minuten oder Tage/Halbe Tage. Wer nach Stunden abrechnet, wählt Stunden.

Was Sie sonst sehen, hängt von der Edition ab:

• Abwesenheit (Community): genehmigte Abwesenheiten und Feiertage werden automatisch zu Zeiterfassungszeilen auf einem internen Projekt.
• Rundung des Timers und Erinnerungen für Mitarbeiter und Genehmigende: Enterprise. In Community tragen diese Optionen einen Upgrade-Hinweis.
• Abrechnungspolitik (Enterprise): alle erfassten Stunden abrechnen oder nur die validierten.

Schritt 3: Mitarbeiter und Rechte

Stunden gehören zu einem Mitarbeiter, nicht zu einem Benutzer. Wer Stunden erfasst, braucht also einen Mitarbeiter, der mit seinem Benutzer verknüpft ist. Legen Sie ihn unter Mitarbeiter an oder verknüpfen Sie einen bestehenden.

Danach wählen Sie je Benutzer die Rolle in der Zeiterfassung:

• User: own timesheets only: nur die eigenen Stunden sehen und erfassen.
• User: all timesheets: auch die Stunden anderer sehen und erfassen, typisch für Projektleiter.
• Administrator: alles, auch die Einstellungen.

Tragen Sie beim Mitarbeiter auch die Stundenkosten ein. Odoo berechnet damit die Kosten jeder Zeile, und so sehen Sie pro Projekt nicht nur die Stunden, sondern auch, was sie kosten. In Enterprise legen Sie zudem pro Mitarbeiter fest, wer seine Stunden validiert.

Schritt 4: Projekte und Aufgaben

Ein Projekt nimmt erst Stunden an, wenn die Zeiterfassung darin aktiviert ist; für abzurechnende Stunden aktivieren Sie auch Abrechenbar. In unserem Testfall legt Odoo das Projekt selbst an, sobald der Verkaufsauftrag bestätigt wird (Schritt 7). Ein internes Projekt für Besprechungen und Schulungen legen Sie von Hand an.

Geben Sie jeder Aufgabe eine Zugewiesene Zeit. Odoo zeigt dann den Zeitaufwand, die Verbleibende Zeit und den Fortschritt in Prozent. In der Aufgabe sehen Sie im Reiter Zeiterfassung jede Zeile: wer, wann, was und wie lange.

Halten Sie die Struktur einfach: ein Projekt pro Auftrag, eine Handvoll Aufgaben pro Phase. Wer hundert Aufgaben anlegt, bekommt Buchungen auf der falschen.

Schritt 5: Stunden erfassen

Odoo kennt mehrere Wege, Stunden zu erfassen. Welche Sie haben, hängt von der Edition ab.

Meine Zeiterfassungen als Liste (Community). Eine bearbeitbare Liste: Datum, Projekt, Aufgabe, Beschreibung und Dauer. Gruppieren Sie Alle Zeiterfassungen nach Projekt, sehen Sie sofort die Summen und die Auftragsposition jeder Zeile.

Kalender (Community, seit Odoo 19). Meine Zeiterfassungen hat einen Monatskalender: Sie sehen Ihre Zeilen pro Tag und legen eine neue an, indem Sie einen oder mehrere Tage markieren. Wie das funktioniert und was nicht geht, steht in die Kalenderansicht der Odoo-Stundenzettel.

In der Aufgabe (Community). Direkt im Reiter Zeiterfassung einer Aufgabe, praktisch für alle, die aus Projekt heraus arbeiten.

Raster und Timer (Enterprise). Das Wochenraster zeigt pro Zeile Projekt und Aufgabe und pro Tag die Stunden. Sie tippen eine Zahl in eine Zelle, und Odoo legt die Zeile an oder ändert sie. Mit dem Timer starten und stoppen Sie die Zeit auf einer Aufgabe; Odoo rundet nach den Einstellungen aus Schritt 2.

Für Tastenkürzel, Filter und Gruppierungen siehe Odoo Zeiterfassung: Tipps und Tricks.

Schritt 6: genehmigen und validieren

In Enterprise gibt es ein Menü To Validate: die Stunden Ihres Teams pro Mitarbeiter und Woche, mit einer Schaltfläche Validate. Validierte Zeilen sind für den Mitarbeiter gesperrt, und mit der Abrechnungspolitik aus Schritt 2 rechnen Sie nur validierte Stunden ab.

In Community gibt es keine Validierung: jede Zeile bleibt änderbar, bis sie abgerechnet ist. Teams lösen das mit einem festen wöchentlichen Prüftermin, einem Filter auf die Vorwoche und einer klaren Zuständigkeit. Einen vollständigen Vergleich finden Sie unter Stunden genehmigen in Odoo.

Schritt 7: die Stunden abrechnen

Hier wird aus einer Liste ein System. In unserem Testfall:

1. Ein Dienstleistungsprodukt Consulting (hours), abgerechnet Basierend auf Zeiterfassungen, das beim Auftrag eine Aufgabe in einem neuen Projekt anlegt. Preis: 95 Euro pro Stunde, 21 % MwSt.
2. Ein Verkaufsauftrag für Harbor Logistics über 400 Stunden. Bei der Bestätigung legt Odoo das Projekt an.
3. Das Team bucht auf die Aufgaben dieses Projekts; jede Zeile erhält die Auftragsposition.
4. Im Verkaufsauftrag summiert die Spalte Geliefert die Stunden. Mit Rechnung erstellen kommen die gelieferten, noch nicht abgerechneten Stunden auf die Rechnung.

Sobald die Rechnung gebucht ist, lässt Odoo diese Zeilen nicht mehr ändern oder löschen. Die Stolperfallen (Zeilen ohne Auftragsposition, eine nachträglich geänderte Abrechnungsregel) stehen in Stunden abrechnen in Odoo.

Schritt 8: Berichte

Unter Berichtswesen finden Sie die Stunden Nach Mitarbeiter, Nach Projekt und Nach Aufgabe. In der Pivot-Tabelle klicken Sie auf eine Überschrift, um tiefer zu gehen, setzen Mitarbeiter in die Spalten und laden die Tabelle nach Excel herunter. Mit den Stundenkosten aus Schritt 3 sehen Sie auch die Kosten; mit Verkauf auch den abrechenbaren Anteil.

Im Projekt selbst zeigt Odoo zudem eine Rentabilitätsübersicht: abgerechnete und noch abzurechnende Stunden gegenüber den Kosten.

Zeiterfassung auf dem Handy

Odoo ist eine Web-App und läuft im Browser Ihres Smartphones, auch als App auf dem Startbildschirm. Sie sehen dieselben Bildschirme wie am Computer, schmaler dargestellt. Das funktioniert, aber mit vielen Feldern und kleinen Schaltflächen ist es nicht der schnellste Weg, nach einem Kundentermin kurz zwei Stunden zu notieren. Wie Teams das lösen, lesen Sie unter Zeiterfassungs-App fürs Handy.

Fünf Tipps aus der Praxis

• Ein Projekt pro Auftrag, Aufgaben pro Phase. So bleibt die Auswahl kurz.
• Machen Sie eine Beschreibung zur Pflicht. Eine Rechnungszeile mit klarer Beschreibung wirft weniger Fragen auf.
• Prüfen Sie wöchentlich, nicht am Monatsende: dann weiß noch jeder, was er getan hat.
• Speichern Sie einen Filter für "Vorwoche, mein Team" als Favorit.
• Kontrollieren Sie die Auftragsposition vor der Abrechnung. Eine Zeile ohne Position kommt nicht auf die Rechnung.

Mehr dazu in Odoo Zeiterfassung: Tipps und Tricks.

Community oder Enterprise?

Geprüft im Quellcode von Odoo 20 Community (hr_timesheet, sale_timesheet, project_timesheet_holidays):

Funktion	Community	Enterprise
Stunden auf Projekt und Aufgabe, Liste und Kalender	ja	ja
Zugewiesene Zeit und Fortschritt pro Aufgabe	ja	ja
Stunden über den Verkaufsauftrag abrechnen	ja	ja
Abwesenheit automatisch als Zeiterfassungszeile	ja	ja
Berichte (Pivot, Grafik, Excel)	ja	ja
Wochenraster und Timer	nein	ja
Stunden validieren und sperren	nein	ja
Erinnerungsmails bei fehlenden Stunden	nein	ja

Community reicht also, um Stunden zu erfassen und abzurechnen. Was fehlt, betrifft die Erfassung und die Kontrolle. Mehr dazu in Odoo Community und Zeiterfassung.

Wo TimeViking ansetzt

TimeViking ersetzt die Odoo Zeiterfassung nicht. Odoo bleibt die Quelle: Projekte, Aufgaben, Verkaufsaufträge, Rechnungen und Berichte bleiben, wo sie sind, und alles aus diesem Leitfaden gilt weiter.

TimeViking macht das Erfassen schneller, auch mit Community: ein Wochenkalender und ein Wochenraster, Schnelleingabe, eine Handy-App und wöchentliche Freigabe in der App. TimeViking schreibt die Stunden über einen einzigen Bot-Benutzer in Odoo, auf das richtige Projekt und die richtige Aufgabe, damit Odoo sie dem Verkaufsauftrag zuordnen kann. Was TimeViking nicht tut: Rechnungen erstellen (das machen Sie in Odoo) oder die Validierung von Enterprise ersetzen (validierte Zeilen respektiert TimeViking aber).

Möchten Sie es neben Ihrem eigenen Odoo sehen? Testen Sie TimeViking 30 Tage kostenlos oder lesen Sie zuerst, wie die Odoo-Anbindung funktioniert.

Odoo ist eine Marke von Odoo S.A. TimeViking ist ein Produkt der Software Services BV und nicht mit Odoo S.A. verbunden. Die Screenshots zeigen Odoo 20.0 Enterprise (englische Oberfläche) in der öffentlichen Demo von Odoo S.A., mit erfundenen Demodaten.