Odoo Zeiterfassung: Tipps und Tricks, die Ihrem Team Zeit sparen

1. Mit den richtigen Filtern beginnen

Öffnen Sie die Zeiterfassung, sehen Sie standardmäßig Ihre eigenen Stunden. Einige Filter, die viel Zeit sparen:

• Meine Zeiterfassungen gegenüber Alle Zeiterfassungen: im Menü Zeiterfassungen. "Alle" sehen Sie nur mit dem Recht, die Stunden anderer zu sehen.
• Datum: Odoo 18 und 19 haben Schnellfilter für Heute, Diese Woche und Letzte Woche; in Odoo 20 wählen Sie den Zeitraum über den Datumsfilter.
• Nach einem Feld suchen: Tippen Sie einen Namen in die Suchleiste und wählen Sie, ob nach Mitarbeiter, Projekt oder Aufgabe gesucht wird (in 18 und 19 auch nach Abteilung oder Manager).
• Favoriten: Eine Filterkombination, die Sie jede Woche brauchen, speichern Sie als Favorit. Mit Standardfilter ist sie beim Öffnen des Bildschirms sofort aktiv.

2. Gruppieren, auch auf zwei Ebenen

In der Liste gruppieren Sie nach Projekt, Aufgabe und Mitarbeiter (in 18 und 19 unter anderem auch nach Abteilung und Manager). Wählen Sie zwei Gruppierungen nacheinander, etwa Projekt und dann Mitarbeiter, und Sie sehen pro Projekt, wer wie viele Stunden erfasst hat, mit Zwischensummen. So beantworten Sie "wie viele Stunden stecken schon in diesem Projekt?" ohne Bericht.

3. Die passende Ansicht wählen

Odoo Community hat für Zeiterfassungen diese Ansichten:

Ansicht	Wofür
Liste	Erfassen und prüfen. Die Liste ist direkt bearbeitbar: eine neue Zeile erscheint oben.
Kalender (ab Odoo 19)	Sehen, an welchen Tagen erfasst wurde und wo Lücken sind.
Kanban	Eine Karte pro Zeile, praktisch auf kleinen Bildschirmen.
Pivot	Stunden pro Projekt gegenüber Mitarbeitern oder Monaten, mit Summen.
Grafik	Die Entwicklung der Stunden pro Woche oder Monat.

Die Rasteransicht (eine Zeile pro Aufgabe, eine Spalte pro Tag) und der Timer sind im Enterprise-Modul timesheet_grid, nicht in Community. In TimeViking haben Sie beides, auch mit Community: ein Wochenraster, in dem Tab zum nächsten Tag springt, und einen Timer, der beim Stoppen sofort eine Zeile anlegt.

4. Mit der Tastatur arbeiten

Odoo hat Tastenkürzel für die Schaltflächen auf jedem Bildschirm. Halten Sie Alt gedrückt (auf dem Mac Control), dann werden sie angezeigt:

• Alt + C: neue Zeile;
• Alt + S: speichern;
• Alt + J: Änderungen verwerfen;
• Control + K (auf dem Mac Command + K): die Befehlspalette, um schnell zu einem Menü oder Datensatz zu springen.

TimeViking geht noch einen Schritt weiter: die Schnelleingabe macht aus "gestern 9-12 #support Tickets" eine Zeile mit Projekt, Aufgabe, Zeit und Beschreibung.

5. Projekte und Aufgaben richtig einrichten

Viel Ärger mit Zeiterfassungen beginnt bei den Projekten:

• Zeiterfassung im Projekt aktivieren. In den Einstellungen eines Projekts Zeiterfassungen ankreuzen; sonst kann niemand darauf buchen.
• Zugewiesene Zeit auf der Aufgabe. Geben Sie jeder Aufgabe ein Stundenbudget. Die Aufgabe zeigt den verbrauchten Prozentsatz, rot, wenn das Budget aufgebraucht ist.
• Stunden direkt auf der Aufgabe. Im Reiter Zeiterfassungen einer Aufgabe fügen Sie Zeilen hinzu, ohne den Bildschirm zu verlassen.
• Tage oder Stunden. In den Einstellungen der Zeiterfassung legen Sie fest, ob Ihr Team in Stunden oder (halben) Tagen erfasst.

6. Abrechnen und genehmigen

Rechnen Sie nach Aufwand ab, installieren Sie Verkauf neben der Zeiterfassung. Mit einem Dienstleistungsprodukt, das "basierend auf Zeiterfassungen" abgerechnet wird, landen die Stunden automatisch im Verkaufsauftrag und damit auf der Rechnung. Wie Sie das einrichten und wo es hakt: Stunden in Odoo abrechnen.

Das Genehmigen (Validieren) von Stunden gehört zu Odoo Enterprise. Mit Community reicht Ihr Team die Woche in TimeViking ein und die Projektleitung genehmigt dort: siehe Stunden in Odoo genehmigen.

7. Berichte, die Sie wirklich nutzen

Unter Berichtswesen › Zeiterfassungen gibt es drei Berichte: nach Mitarbeiter, nach Projekt und nach Aufgabe, als Pivot-Tabelle oder Grafik. Ein paar Kniffe:

• Klicken Sie auf eine Kopfzeile, um eine Ebene tiefer zu gehen, etwa pro Projekt und dann pro Mitarbeiter.
• Mit den Pfeilen tauschen Sie Zeilen und Spalten.
• Die Download-Schaltfläche schickt die Pivot-Tabelle nach Excel, so wie Sie sie sehen.

Wer Abwesenheiten nutzt, kann auch das Modul für Abwesenheiten in der Zeiterfassung aktivieren: genehmigter Urlaub erscheint dann als Zeile. Und mit dem Anwesenheitsmodul vergleichen Sie erfasste mit anwesenden Stunden.

8. Zeiterfassung auf dem Handy

Odoo hat eine mobile Ansicht und Apps, aber unterwegs bleibt eine lange Liste mit kleinen Feldern mühsam. Deshalb hat TimeViking eine eigene Handy-App: ein aktuelles Projekt wählen, die Zeit eintippen oder den Timer starten, auch ohne Netz. Die Stunden gehen nach Odoo, sobald Sie wieder online sind.

Odoo bleibt die Quelle

Alles oben funktioniert in Odoo selbst, und so soll es bleiben: in Odoo laufen Projekte, Verkauf und Rechnungen zusammen. TimeViking ersetzt Odoo nicht, sondern gibt Ihrem Team einen schnelleren Weg, die Stunden hineinzubekommen. Mehr auf der Seite Odoo-Anbindung und bei den Preisen.