Stundenzettel Vorlage (Monat) kostenlos: als Excel und PDF

Was steckt in der Vorlage?

Die Excel-Vorlage hat ein Blatt pro Monat, mit:

• einem Kopf für Ihren Namen, den Kunden oder die Firma, den Monat und das Jahr;
• einer Zeile pro Tag, mit Datum und Wochentag, die sich automatisch aus Monat und Jahr ergeben (ein Monat mit 28, 30 oder 31 Tagen stimmt also immer), und den Wochenenden in Grau;
• Spalten für Projekt, Tätigkeit, Beginn, Ende und Pause;
• den Stunden pro Tag, berechnet aus Beginn, Ende und Pause, auch über Mitternacht;
• der Summe des Monats und der Zahl der Arbeitstage;
• einer Tabelle Stunden pro Projekt, die pro Projektname summiert;
• zwei Unterschriftsfeldern, für den Mitarbeiter und für den Kunden oder Vorgesetzten;
• einem zweiten Blatt mit der Anleitung.

Das PDF ist dasselbe Formular zum Ausdrucken und Ausfüllen mit dem Stift: eine A4-Seite mit einer Zeile pro Tag, einer Summe und den Unterschriftsfeldern.

So verwenden Sie die Excel-Vorlage

1. Laden Sie die Vorlage herunter

   Wählen Sie oben die Excel-Vorlage. Sie öffnet sich in Excel, LibreOffice und Google Sheets.

2. Füllen Sie den Kopf aus

   Ihr Name, der Kunde oder die Firma, der Monat (1 bis 12) und das Jahr. Vorausgefüllt sind der aktuelle Monat und das aktuelle Jahr; Datum und Wochentag in der Tabelle passen sich an, Wochenenden werden grau.

3. Tragen Sie Ihre Stunden pro Tag ein

   Pro Tag das Projekt, eine kurze Tätigkeit, Beginn und Ende und die Pause in Minuten. Die Spalte Stunden rechnet selbst: von 8:30 bis 17:00 mit 30 Minuten Pause ergibt 8,00. Arbeiten Sie ohne Beginn und Ende, tippen Sie die Stunden direkt in die Spalte Stunden.

4. Prüfen Sie die Summen

   Unten stehen die Summe des Monats und die Zahl der Arbeitstage. Tragen Sie bei Stunden pro Projekt die Namen Ihrer Projekte ein, und die Vorlage summiert pro Projekt.

5. Drucken und unterschreiben lassen

   Das Blatt ist auf eine A4-Seite eingestellt. Drucken Sie es aus oder speichern Sie es als PDF, und lassen Sie Mitarbeiter und Kunde oder Vorgesetzten unterschreiben.

Die Formeln, für alle, die es genau wissen wollen

Sie müssen nichts daran ändern, aber so rechnet die Vorlage:

Was	Formel (englisches Excel)
Datum von Tag 1 bis 31	=IF(1<=DAY(EOMONTH(DATE(Jahr,Monat,1),0)),DATE(Jahr,Monat,1),"")
Stunden eines Tages	=ROUND((Ende-Beginn+(Ende<Beginn))*24-Pause/60,2)
Summe des Monats	=SUM(H7:H37)
Arbeitstage	=COUNTIF(H7:H37,">0")
Stunden pro Projekt	=SUMIF(C7:C37,Projekt,H7:H37)

Der Teil (Ende<Beginn) zählt einen Tag dazu, wenn Sie über Mitternacht arbeiten. In einem deutschen Excel heißen die Funktionen anders (DATUM, MONATSENDE, SUMME, ZÄHLENWENN, SUMMEWENN) und zwischen den Teilen steht ein Semikolon; das übersetzt Excel selbst.

Wann ein Excel-Stundenzettel nicht mehr reicht

Eine Excel-Vorlage ist prima für eine Person oder ein kleines Team mit ein paar Kunden. Sie stößt an Grenzen, sobald:

• mehrere Personen jeden Monat ein Blatt ausfüllen und jemand diese Blätter einsammeln und addieren muss;
• die Stunden auch in Ihr ERP müssen, etwa in Odoo Timesheets, und jemand sie also abtippt;
• Sie wissen wollen, wie viele Stunden auf einem Projekt stehen, bevor der Monat vorbei ist;
• die Projektleitung die Stunden prüfen und freigeben muss, bevor sie zum Kunden gehen.

Dann tippen Sie dieselben Stunden zwei- oder dreimal: in Excel, in Odoo und in die Rechnung.

Der nächste Schritt: TimeViking

Arbeiten Sie mit Odoo, dann erledigt TimeViking, was diese Vorlage tut, ohne doppelte Arbeit:

• Ihr Team erfasst die Stunden mit Wochenkalender, Wochenraster, Schnelleingabe, Timer oder der Handy-App;
• die Stunden gehen automatisch in die Projektzeiterfassung von Odoo, beim richtigen Mitarbeiter und im richtigen Projekt;
• das Monats-PDF pro Mitarbeiter erstellt die App aus diesen Stunden, in Ihrem eigenen Design, mit Unterschriftsfeldern;
• Auswertungen pro Projekt, Kunde oder Person exportieren Sie nach Excel oder CSV;
• und die Projektleitung gibt die Wochen frei, bevor sie zum Kunden gehen.

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