Partes de horas en Odoo: la guía completa, paso a paso en Odoo 20

Qué hacen los Partes de horas de Odoo

Los Partes de horas de Odoo registran quién dedicó cuánto tiempo a qué proyecto y a qué tarea. En Odoo, una línea de horas es una línea analítica con un empleado, una fecha, una duración, un proyecto y casi siempre una tarea. Por eso las horas se pueden usar enseguida en el resto de Odoo: para el avance del proyecto, para el coste y, con Ventas, para la factura.

Esta guía es el recorrido completo. Para el detalle de cada tema remitimos a nuestras guías más cortas: facturar horas, aprobar horas, trucos y consejos y los Partes de horas de Odoo en imágenes.

Nuestro caso práctico. Demo Consulting es una consultora informática ficticia de cinco personas. Para el cliente Harbor Logistics realiza una implantación de Odoo: 400 horas de Consulting a 95 euros la hora, IVA del 21 %, facturadas según las horas trabajadas. Además lleva un proyecto web para un segundo cliente y el equipo tiene una reunión de planificación semanal.

Los ocho pasos en resumen

1. Instala las apps

   Instala Partes de horas (el módulo hr_timesheet). Odoo añade Proyecto y Empleados automáticamente. Si quieres facturar horas, instala también Ventas y Facturación: el módulo puente sale_timesheet se instala solo.

2. Elige los ajustes

   En Configuración > Ajustes > Partes de horas: el Método de codificación (horas y minutos, o días y medios días) y si las ausencias aprobadas deben aparecer como líneas de horas.

3. Crea empleados y asigna permisos

   Cada persona que registra horas necesita un empleado vinculado a su usuario. Elige el rol en Partes de horas para cada usuario y rellena el coste por hora para ver la rentabilidad.

4. Prepara proyectos y tareas

   Activa Partes de horas en el proyecto (y Facturable si facturas las horas). Da a las tareas un Tiempo asignado para que Odoo muestre el progreso.

5. Deja que el equipo registre horas

   En Mis partes de horas: como lista o calendario (Community), en la propia tarea, o en la cuadrícula semanal con temporizador (Enterprise).

6. Revisa y valida las horas

   Revisa por semana y por empleado. En Enterprise validas en To Validate y las líneas quedan bloqueadas. En Community acordáis vuestro propio control.

7. Factura las horas entregadas

   Vende un servicio Basada en los partes de horas, confirma el pedido de venta y registra horas en el proyecto que crea Odoo. En el pedido: Crear factura.

8. Haz el seguimiento con informes

   En Informes: las horas Por empleado, Por proyecto y Por tarea, como tabla dinámica o gráfico, y exportación a Excel.

Paso 1: instalar las apps

Abre Apps y busca Partes de horas. Al instalarlo, Odoo añade Proyecto y Empleados automáticamente. En Odoo 20 el módulo técnico aparece en la lista como Task Logs (hr_timesheet); en el menú sigue siendo Partes de horas.

Nuestra consultora necesita dos apps más: Ventas y Facturación. Cuando Ventas, Proyecto y Partes de horas están en la misma base de datos, Odoo instala por su cuenta el módulo puente sale_timesheet, que lleva las horas al pedido de venta. Todo lo anterior es Community. En Odoo Online eliges las mismas apps en tu suscripción.

Paso 2: los ajustes

Ve a Configuración > Ajustes y abre la sección Partes de horas. La decisión principal es el Método de codificación: Horas/minutos o Días/medios días. Una consultora que factura por horas elige horas.

Lo demás depende de tu edición:

• Ausencias (Community): las ausencias aprobadas y los festivos se convierten en líneas de horas en un proyecto interno.
• Redondeo del temporizador y recordatorios para empleados y aprobadores: Enterprise. En Community ves esas opciones con una etiqueta de actualización.
• Política de facturación (Enterprise): facturar todas las horas registradas o solo las validadas.

Paso 3: empleados y permisos

Las horas pertenecen a un empleado, no a un usuario. Quien registra horas necesita, por tanto, un empleado vinculado a su usuario. Créalos en Empleados o vincula un empleado existente al usuario.

Después eliges para cada usuario su rol en Partes de horas:

• User: own timesheets only: ver y registrar solo sus propias horas.
• User: all timesheets: ver y registrar también las horas de otros, típico de un jefe de proyecto.
• Administrator: todo, también los ajustes.

Rellena también el coste por hora en la ficha del empleado. Odoo calcula con él el coste de cada línea, así que por proyecto no solo ves las horas sino también lo que cuestan. En Enterprise indicas además, por empleado, quién valida sus horas.

Paso 4: proyectos y tareas

Un proyecto solo admite horas si tiene Partes de horas activado; para las horas que facturas activa también Facturable. En nuestro caso Odoo crea el proyecto al confirmar el pedido de venta (paso 7). El proyecto interno para reuniones y formación lo creas a mano.

Da a cada tarea un Tiempo asignado. Odoo muestra entonces el Tiempo dedicado, el Tiempo restante y el progreso en porcentaje. En la pestaña de horas de la tarea ves cada línea: quién, cuándo, qué y cuánto.

Mantén una estructura sencilla: un proyecto por encargo y unas pocas tareas por fase. Con cien tareas, la gente acaba registrando en la equivocada.

Paso 5: registrar horas

Odoo ofrece varias formas de registrar horas. Cuáles tienes depende de la edición.

Mis partes de horas como lista (Community). Una lista editable: fecha, proyecto, tarea, descripción y duración. Si agrupas Todos los partes de horas por proyecto, ves enseguida los totales y el elemento del pedido de venta de cada línea.

Calendario (Community, desde Odoo 19). Mis partes de horas tiene un calendario mensual: ves tus líneas de cada día y creas una nueva seleccionando uno o varios días. Cómo funciona y qué no puede hacer: la vista de calendario del parte de horas de Odoo.

En la tarea (Community). Directamente en la pestaña de horas de una tarea, práctico para quien trabaja desde Proyecto.

Cuadrícula y temporizador (Enterprise). La cuadrícula semanal muestra por fila el proyecto y la tarea, y por día las horas. Escribes un número en una celda y Odoo crea o modifica la línea. Con el temporizador inicias y paras el tiempo en una tarea; Odoo redondea según los ajustes del paso 2.

Para atajos de teclado, filtros y agrupaciones: consulta trucos para los Partes de horas de Odoo.

Paso 6: aprobar y validar

En Enterprise hay un menú To Validate: las horas de tu equipo por empleado y por semana, con un botón Validate. Las líneas validadas quedan bloqueadas para el empleado y, con la política de facturación del paso 2, puedes facturar solo horas validadas.

En Community no hay validación: cada línea se puede modificar hasta que se factura. Los equipos lo resuelven con un momento fijo de revisión cada semana, un filtro sobre la semana anterior y un acuerdo sobre quién revisa. La comparación completa está en aprobar horas en Odoo.

Paso 7: facturar las horas

Aquí pasa de ser una lista a ser un sistema. En nuestro caso práctico:

1. Un producto de servicio Consulting (hours), con la política Basada en los partes de horas y, al crearse, una tarea en un proyecto nuevo. Precio: 95 euros la hora, IVA del 21 %.
2. Un pedido de venta de 400 horas para Harbor Logistics. Al confirmarlo, Odoo crea el proyecto.
3. El equipo registra horas en las tareas de ese proyecto; cada línea recibe el elemento del pedido de venta.
4. En el pedido, la columna Entregado suma las horas. Con Crear factura, las horas entregadas y aún no facturadas pasan a la factura.

Una vez publicada la factura, Odoo ya no deja modificar ni borrar esas líneas de horas. Las trampas habituales (horas sin elemento del pedido, una política de facturación cambiada después) están en facturar horas en Odoo.

Paso 8: informes

En Informes encuentras las horas Por empleado, Por proyecto y Por tarea. En la tabla dinámica haces clic en un encabezado para profundizar, pones los empleados en columnas y descargas la tabla a Excel. Con el coste por hora del paso 3 ves también los costes; con Ventas, qué parte de las horas es facturable.

En el propio proyecto Odoo muestra además un resumen de rentabilidad: horas facturadas y pendientes de facturar frente a los costes.

Horas en el móvil

Odoo es una aplicación web y funciona en el navegador del móvil, también como app en la pantalla de inicio. Ves las mismas pantallas que en el ordenador, con un diseño más estrecho. Funciona, pero con tantos campos y botones pequeños no es la forma más rápida de apuntar dos horas después de visitar a un cliente. Cómo lo resuelven los equipos, en la app de hojas de horas para el móvil.

Cinco consejos prácticos

• Un proyecto por encargo, y tareas por fase. Así la elección es corta.
• Exige una descripción. Una factura con "Configuración, 3 horas" y una descripción clara genera menos preguntas.
• Revisa cada semana, no a final de mes: todos recuerdan todavía lo que hicieron.
• Guarda un filtro "semana anterior, mi equipo" como favorito.
• Comprueba el elemento del pedido de venta antes de facturar. Una línea sin él no llega a la factura.

Más en trucos para los Partes de horas de Odoo.

¿Community o Enterprise?

Comprobado en el código fuente de Odoo 20 Community (hr_timesheet, sale_timesheet, project_timesheet_holidays):

Función	Community	Enterprise
Horas en proyecto y tarea, lista y calendario	sí	sí
Tiempo asignado y progreso por tarea	sí	sí
Facturar horas desde el pedido de venta	sí	sí
Ausencias como líneas de horas automáticas	sí	sí
Informes (tabla dinámica, gráfico, Excel)	sí	sí
Cuadrícula semanal y temporizador	no	sí
Validar horas y bloquearlas	no	sí
Correos de recordatorio por horas pendientes	no	sí

Community basta para registrar y facturar horas. Lo que falta está en el registro y el control. Más en los Partes de horas en Odoo Community.

Dónde encaja TimeViking

TimeViking no sustituye a los Partes de horas de Odoo. Odoo sigue siendo la fuente: proyectos, tareas, pedidos de venta, facturas e informes se quedan donde están, y todo lo de esta guía sigue valiendo.

Lo que hace TimeViking es acelerar el registro, también en Community: un calendario semanal y una cuadrícula semanal, escritura rápida, una app para el móvil y aprobación semanal en la app. TimeViking escribe las horas en Odoo mediante un único usuario bot, en el proyecto y la tarea correctos, para que Odoo pueda vincularlas al pedido de venta. Lo que TimeViking no hace: crear facturas (eso se hace en Odoo) ni sustituir la validación de Enterprise (aunque sí respeta las líneas validadas).

¿Quieres verlo junto a tu propio Odoo? Prueba TimeViking gratis durante 30 días o lee primero cómo funciona la integración con Odoo.

Odoo es una marca de Odoo S.A. TimeViking es un producto de Software Services BV y no está vinculado a Odoo S.A. Las capturas muestran Odoo 20.0 Enterprise (interfaz en inglés) en la demo pública de Odoo S.A., con datos de demostración inventados.