Plantilla gratuita de hoja de horas mensual en Excel y PDF

¿Qué incluye la plantilla?

La plantilla de Excel tiene una hoja por mes, con:

• un encabezado para tu nombre, el cliente o la empresa, el mes y el año;
• una fila por día, con la fecha y el día de la semana que se derivan automáticamente del mes y el año (así un mes de 28, 30 o 31 días siempre sale bien), y los fines de semana en gris;
• columnas para el proyecto, una descripción, la hora de inicio y de fin y la pausa;
• las horas por día, calculadas a partir del inicio, el fin y la pausa, incluso pasada la medianoche;
• el total del mes y el número de días trabajados;
• una tabla de horas por proyecto que suma por nombre de proyecto;
• dos casillas de firma, para el empleado y para el cliente o responsable;
• una segunda hoja con instrucciones.

El PDF es el mismo formulario para imprimir y rellenar con bolígrafo: una página A4 con una fila por día, un total y las casillas de firma.

Cómo usar la plantilla de Excel

1. Descarga la plantilla

   Elige la plantilla de Excel (en inglés) de arriba. Se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets.

2. Rellena el encabezado

   Tu nombre, el cliente o la empresa, el mes (1 a 12) y el año. El mes y el año actuales vienen rellenados por defecto; las fechas y los días de la semana de la tabla se ajustan solos y los fines de semana aparecen en gris.

3. Registra tus horas por día

   Para cada día: el proyecto, una breve descripción, la hora de inicio y de fin y la pausa en minutos. La columna Hours hace el cálculo: de 8:30 a 17:00 con 30 minutos de pausa da 8.00. ¿No usas horas de inicio y fin? Escribe las horas directamente en la columna Hours.

4. Revisa los totales

   Abajo encontrarás el total del mes y el número de días trabajados. Escribe los nombres de tus proyectos en Hours per project y la plantilla suma las horas de cada proyecto.

5. Imprime y haz firmar

   La hoja está preparada para caber en una página A4. Imprímela o guárdala como PDF, y que la firmen el empleado y el cliente o responsable.

Las fórmulas, por si quieres saber cómo funciona

No necesitas tocarlas, pero así es como calcula la plantilla:

Qué	Fórmula (Excel en inglés)
Fecha del día 1 al 31	=IF(1<=DAY(EOMONTH(DATE(year,month,1),0)),DATE(year,month,1),"")
Horas de un día	=ROUND((end-start+(end<start))*24-break/60,2)
Total del mes	=SUM(H7:H37)
Días trabajados	=COUNTIF(H7:H37,">0")
Horas por proyecto	=SUMIF(C7:C37,project,H7:H37)

La parte (end<start) suma un día cuando trabajas pasada la medianoche. En un Excel configurado en otro idioma, las funciones tienen nombres traducidos y los argumentos pueden ir separados por punto y coma; Excel lo convierte por ti.

Cuando una hoja de horas en Excel ya no basta

Una plantilla de Excel sirve para una persona o un equipo pequeño con unos pocos clientes. Empieza a quedarse corta cuando:

• varias personas rellenan una hoja cada mes y alguien tiene que recogerlas y sumarlas;
• las horas también tienen que ir a tu ERP, como Odoo Timesheets, y alguien las vuelve a teclear;
• quieres saber cuántas horas ha consumido un proyecto antes de que termine el mes;
• un jefe de proyecto tiene que revisar y aprobar las horas antes de que lleguen al cliente.

Al final acabas escribiendo las mismas horas dos o tres veces: en Excel, en Odoo y en la factura.

El siguiente paso: TimeViking

Si trabajas con Odoo, TimeViking hace lo mismo que esta plantilla, sin el trabajo doble:

• tu equipo registra las horas con un calendario semanal, una cuadrícula semanal, la entrada rápida, un temporizador o la app para el móvil;
• las horas van automáticamente a Odoo Timesheets, al empleado y al proyecto correctos;
• la app genera el PDF mensual por empleado a partir de esas horas, con tu propia imagen de marca y casillas de firma;
• exportas resúmenes por proyecto, cliente o persona a Excel o CSV;
• y el jefe de proyecto aprueba las semanas antes de que lleguen al cliente.

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