Declaración de privacidad — TimeViking
Última actualización: 12 de octubre de 2026
1. Quiénes somos
TimeViking es un servicio de Software Services BV, Meldertsestraat 8/4008, 3545 Halen, Bélgica, número de empresa BE 0895.317.225, correo electrónico info@timeviking.com. Somos el responsable del tratamiento de los datos personales de nuestro sitio web y de la gestión de cuentas de clientes y suscripciones.
Para las horas y los datos de empleados que un cliente introduce en el servicio, el cliente es el responsable del tratamiento y nosotros somos el encargado del tratamiento. Así se establece en el contrato de encargo del tratamiento. Esta declaración cubre lo que tratamos nosotros mismos como responsable.
2. Qué datos, por qué y con qué base
| Qué | Por qué | Base (RGPD art. 6) | Cuánto tiempo |
|---|---|---|---|
| Nombre, correo electrónico, nombre de la empresa, idioma, contraseña (con hash) al registrarse | Crear y proteger una cuenta | Contrato (b) | Mientras exista la cuenta |
| Correo electrónico, nombre de la empresa, nombre e idioma de un nuevo registro, comunicados por correo al administrador del servicio | Conocer a los nuevos clientes, poder ayudarles y detectar abusos | Interés legítimo (f) | Mientras ese correo sea necesario, como máximo 2 años |
| Dirección IP, navegador, momento del registro | Prevenir abusos y fraude (límites, pruebas) | Interés legítimo (f) | 90 días, después se borran |
| Resultado de la comprobación anti-robots (reCAPTCHA) | Evitar registros por robots | Interés legítimo (f) | Se conserva con el registro |
| Inicio de sesión con Google o Microsoft: correo electrónico y un ID técnico | Iniciar sesión sin contraseña | Contrato (b) | Mientras exista la cuenta |
| Datos de facturación: nombre, dirección, correo electrónico, número de IVA, país, tipo de cliente | Facturas e IVA | Obligación legal (c) y contrato (b) | El plazo legal de conservación de facturas (10 años) |
| Pruebas de la ubicación del cliente: país de la dirección de facturación, de la dirección IP y del método de pago | IVA de los servicios electrónicos (Reglamento de Ejecución (UE) 282/2011, art. 24 ter) | Obligación legal (c) | Igual que las facturas |
| Comprobación del IVA en VIES (número de consulta) | Prueba de que la inversión del sujeto pasivo estaba justificada | Obligación legal (c) | Igual que las facturas |
| Pagos (a través de Mollie): importe, estado, método de pago, país de la tarjeta o cuenta | Pagar la suscripción | Contrato (b) | Igual que las facturas |
| Mensajes a través del formulario de contacto | Responder a tu pregunta | Interés legítimo (f) | 2 años |
| Registros técnicos (errores, inicios de sesión) | Proteger el servicio y mantenerlo en funcionamiento | Interés legítimo (f) | 90 días |
| Correos del servicio (confirmación de tu registro, invitaciones, recordatorios, facturas y avisos sobre tu suscripción) | Prestar el servicio y mantenerte informado | Contrato (b) | Mientras exista la cuenta |
| Clave API de Odoo (de un usuario bot o personal) y la dirección y la base de datos del Odoo del cliente | Hacer funcionar la conexión con Odoo | Contrato (b); para el contenido: encargado | Mientras exista la conexión; la clave se guarda cifrada |
| Datos de ausencias de los empleados de un cliente (tipo, periodo, saldo; la enfermedad es un dato de salud) | Mostrar, solicitar y sincronizar ausencias con Odoo, por cuenta del cliente | Somos encargado; la base corresponde al cliente (para la enfermedad, art. 9) | Mientras exista el entorno, después se elimina (§6) |
| Registro de auditoría (quién cambió qué en un entorno) | Seguridad y prueba para el cliente | Interés legítimo (f); para el contenido: encargado | Mientras exista el entorno |
Notificación de un nuevo registro
Con cada nuevo registro, el administrador del servicio (el propietario de Software Services BV) recibe un correo con la dirección de correo, el nombre de la empresa, el nombre y el idioma del nuevo cliente. No se incluye ninguna contraseña, dirección IP ni enlace de confirmación. Lo hacemos para poder ayudar a los nuevos clientes y detectar abusos.
Conexión con Odoo
El cliente conecta su propio Odoo. Para ello guardamos la dirección y el nombre de la base de datos de ese Odoo y una clave API, cifrada y nunca en los registros. La clave es la de un usuario bot, o la clave personal de un usuario que quiere sincronizar sus propias horas con Odoo; este último puede borrarla siempre por sí mismo. En Odoo solo leemos y escribimos lo que necesita el servicio (horas, proyectos, tareas, empleados y, si el cliente lo permite, ausencias).
Datos de ausencias en el servicio
Si un cliente utiliza las ausencias en el servicio, tratamos, como encargado (no como responsable), el tipo de ausencia, el periodo, el estado de la solicitud y el saldo de los empleados del cliente. Si el tipo indica enfermedad, se trata de un dato de salud (RGPD art. 9). Por eso se aplican estas reglas:
- Los compañeros solo ven que alguien está «ausente», no el motivo. Solo el empleado, su responsable y el administrador ven el tipo.
- No leemos ni guardamos el motivo que alguien introduce en Odoo para una ausencia.
- Para las ausencias, el registro de auditoría solo guarda el estado, quién decidió, las fechas y el tipo; nunca una nota o motivo.
- Los datos de ausencias se conservan mientras exista el entorno, se incluyen en la exportación y se eliminan con él (ver §6).
Si quieres saber qué hace tu empleador con tus datos de ausencias, o ejercer tus derechos, ponte primero en contacto con tu empleador.
No vendemos datos ni los usamos para publicidad.
Estadísticas de visitantes del sitio web
Contamos nosotros mismos las visitas al sitio web, en nuestro propio servidor, sin cookies y sin un servicio externo. Por día solo guardamos el número de visitas por página, con la versión de idioma, el dominio, el dominio del sitio de procedencia (no la dirección completa), los códigos de campaña utm_source, utm_campaign y ref de la dirección, y el tipo de dispositivo (ordenador, móvil o tableta), deducido de los datos del navegador. No guardamos tu dirección IP ni los datos del navegador. Para contar visitantes únicos, calculamos cada día un código irreversible a partir de tu dirección IP y tu navegador con una sal aleatoria que cambia cada día y no se guarda en ningún sitio: así no podemos reconocerte, ni siquiera de un día para otro. Los robots no cuentan. Base jurídica: interés legítimo (saber qué páginas se leen). Los recuentos son anónimos y se quedan con nosotros.
3. Destinatarios (subencargados y terceros)
| Quién | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| Nuestro proveedor de alojamiento | Servidores, bases de datos y copias de seguridad | Unión Europea |
| Nuestro propio servidor de correo | Envío de los correos del servicio | En nuestros servidores en la Unión Europea |
| Mollie B.V. | Pagos | UE (Países Bajos) |
| Google (reCAPTCHA) | Comprobación anti-robots en el registro y el formulario de contacto | Estados Unidos (Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.) |
| Google y Microsoft (inicio de sesión) | Solo si eliges iniciar sesión así | Estados Unidos (Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.) |
| La Comisión Europea (VIES) | Comprobar números de IVA | UE |
| Plausible Analytics | Estadísticas de visitantes del sitio web, sin cookies y sin perfil personal (solo si está activado) | UE |
El Odoo de un cliente no es subencargado nuestro: el cliente lo conecta por sí mismo y sigue siendo responsable de él.
4. Tus derechos
Tienes derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición (RGPD art. 15–21). Envía un correo a info@timeviking.com; respondemos en el plazo de un mes. Un administrador del entorno puede exportar todos los datos del entorno en la propia aplicación (Ajustes › Suscripción › Exportar todo) y hacer que se elimine el entorno.
Puedes presentar una reclamación ante la Autoridad belga de Protección de Datos (Gegevensbeschermingsautoriteit), Drukpersstraat 35, 1000 Bruselas, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
5. Cookies y reCAPTCHA
Consulta la política de cookies. La aplicación solo usa cookies necesarias (la sesión). En la página de registro y en el formulario de contacto se carga Google reCAPTCHA, que instala cookies y envía datos a Google. Lo usamos para evitar abusos por robots (interés legítimo); en esas páginas también se aplica la política de privacidad de Google.
6. Tras el fin de una suscripción
Tras la prueba o tras la cancelación, un entorno permanece en solo lectura durante 60 días: aún puedes verlo y exportarlo todo. Después eliminamos la base de datos del entorno y los accesos. Lo que la ley nos obliga a conservar (facturas, pagos, las pruebas para el IVA) se conserva el tiempo que exija la ley. Las copias de seguridad desaparecen tras 35 días.
7. Seguridad
Cada cliente tiene su propia base de datos y su propio usuario de base de datos. Las contraseñas se guardan con hash; las claves para Odoo y el secreto del módulo se guardan cifrados. La verificación en dos pasos está disponible y puede hacerse obligatoria por entorno. El acceso para nuestra propia administración exige siempre la verificación en dos pasos.
8. Cambios
Actualizamos esta declaración cuando cambia el servicio. Avisamos por correo a los administradores de los entornos de los cambios importantes.