Accordo sul trattamento dei dati (GDPR art. 28) — TimeViking
Ultimo aggiornamento: 6 ottobre 2026
Il presente accordo fa parte delle condizioni generali. Il cliente lo accetta alla registrazione (insieme alle condizioni e all'informativa sulla privacy) e di nuovo al momento del pagamento.
1. Ruoli
- Titolare del trattamento: il cliente (l'impresa che usa l'ambiente).
- Responsabile del trattamento: Software Services BV, Meldertsestraat 8/4008, 3545 Halen, Belgio, BE 0895.317.225.
2. Oggetto, durata, natura e finalità
| Oggetto | Registrazione delle ore per il cliente, con sincronizzazione facoltativa con l'Odoo del cliente |
|---|---|
| Durata | Per tutta la durata dell'abbonamento (o della prova), più il periodo di sola lettura e l'eliminazione (§9) |
| Natura | Conservazione, visualizzazione, calcolo (report, PDF mensile), sincronizzazione con Odoo, esportazione |
| Finalità | Esclusivamente fornire il servizio al cliente; nessuna finalità propria |
3. Categorie di interessati e di dati personali
- Interessati: i dipendenti e i collaboratori del cliente che registrano o gestiscono le ore; le persone di contatto dei clienti del cliente (nomi dei clienti sui progetti).
- Dati: nome, e-mail, login; ore (data, ora, durata, descrizione, progetto, attività); approvazioni; il collegamento con un dipendente Odoo (ID, nome, e-mail di lavoro); orario di lavoro e giorni festivi; dati sulle assenze (vedi sotto); impostazioni; registro di audit (chi ha modificato cosa).
- Dati sulle assenze: il tipo di assenza (ad es. ferie, malattia), il periodo (inizio e fine, giorni interi o mezze giornate oppure ore), lo stato della richiesta (richiesta, approvata, rifiutata, ritirata), chi ha deciso, una nota personale del richiedente o di chi decide, e il saldo (assegnato, usufruito, residuo) per tipo.
- La malattia è un dato sanitario (GDPR art. 9). Il tipo «malattia» o un tipo simile rivela che qualcuno è malato. Le nostre misure: non leggiamo né conserviamo il motivo che il dipendente inserisce in Odoo (
name/private_name); i colleghi vedono solo «assente» nel calendario del team e nella dashboard, senza il tipo; solo il dipendente stesso, il suo responsabile e l'amministratore vedono il tipo; un amministratore può contrassegnare un tipo come «sensibile», nel qual caso i colleghi non lo vedono mai; per le assenze, il registro di audit conserva solo stato, chi ha deciso, date e tipo, mai la nota o un motivo di rifiuto o di ritiro. Il cliente valuta autonomamente la base giuridica ai sensi dell'art. 9, paragrafo 2 (ad es. 9, paragrafo 2, lettera b), diritto del lavoro) e registra il trattamento nel proprio registro. - Il cliente provvede a che nella nota libera o nella descrizione non vengano inseriti dettagli medici.
- Non sono previste altre categorie particolari di dati (GDPR art. 9).
4. Obblighi del responsabile del trattamento
Il responsabile del trattamento:
- tratta i dati soltanto su istruzione documentata del cliente; le istruzioni sono il presente accordo, le condizioni e le impostazioni che il cliente sceglie nell'app (ad es. il collegamento con Odoo);
- garantisce che chi tratta i dati sia vincolato alla riservatezza;
- adotta misure tecniche e organizzative adeguate (allegato A);
- ricorre a sub-responsabili solo conformemente al §6;
- assiste il cliente nelle richieste degli interessati (esportazione nell'app, cancellazione, rettifica);
- assiste in materia di sicurezza, notifica delle violazioni e valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati, per quanto ragionevole;
- cancella o restituisce i dati al termine (§9);
- fornisce le informazioni necessarie a dimostrare la conformità e consente un audit (§8).
5. Violazioni dei dati personali
Il responsabile del trattamento notifica una violazione dei dati personali senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 48 ore dalla scoperta, agli amministratori dell'ambiente del cliente, con quanto è noto (natura, interessati, conseguenze, misure). Il cliente notifica l'autorità di controllo e gli interessati.
6. Sub-responsabili
Il cliente dà un'autorizzazione generale per questi sub-responsabili:
| Sub-responsabile | Cosa | Dove |
|---|---|---|
| Il nostro partner di hosting | Server, database, backup | Unione europea |
Inviamo inviti e notifiche con il nostro server di posta sui nostri server; non è coinvolta alcuna parte separata.
Non sono nell'elenco, perché non trattano i dati sulle ore: Mollie (solo dati di pagamento del cliente stesso, per i quali siamo titolari), Google reCAPTCHA (solo sulla pagina di registrazione e nel modulo di contatto). L'Odoo del cliente non è un sub-responsabile: il cliente lo collega da sé.
Annunciamo un nuovo sub-responsabile con 30 giorni di anticipo; il cliente può opporsi motivatamente e, se non troviamo una soluzione, disdire.
7. Trasferimenti al di fuori del SEE
Nessuno, a meno che il cliente stesso non colleghi un Odoo al di fuori del SEE (nel qual caso è il cliente a dare tale istruzione).
8. Audit
Su richiesta, una volta all'anno, il responsabile del trattamento fornisce una descrizione delle misure e i risultati dell'ultima verifica di sicurezza. Un audit in loco su appuntamento, a spese del cliente, con obbligo di riservatezza.
9. Termine
I dati sulle assenze (assenze, ripartizione giornaliera e saldo) seguono lo stesso periodo di conservazione delle ore: restano nell'ambiente finché esiste, sono inclusi nell'esportazione e vengono eliminati con esso.
Al termine dell'abbonamento, l'ambiente resta in sola lettura per 60 giorni; il cliente può esportare tutto. Dopo di che il responsabile del trattamento elimina il database dell'ambiente e gli accessi, e dopo 35 giorni anche i backup (il periodo di rotazione dei backup). Il cliente può farlo eliminare prima (nell'app).
10. Lingua e prevalenza
Il presente accordo esiste in olandese, inglese, francese, tedesco, spagnolo e italiano. In caso di differenze tra le versioni, prevale il testo olandese. In caso di conflitto con le condizioni generali, il presente accordo prevale per quanto riguarda il trattamento dei dati personali.
Allegato A — Misure
- Un database separato e un utente di database separato per cliente; l'applicazione non può aprire il database di un altro cliente.
- Password con hash (scrypt/pbkdf2); chiavi Odoo (di un utente bot o personali) e segreto del modulo cifrati (Fernet), mai nei log.
- Verifica in due passaggi disponibile e imponibile per ambiente; la nostra amministrazione sempre con verifica in due passaggi.
- Permessi per ruolo e per azienda; un registro di audit delle modifiche (per le assenze senza nota né motivo).
- Assenze: i colleghi vedono solo «assente»; il tipo solo il dipendente, il suo responsabile e l'amministratore; non leggiamo il motivo da Odoo.
- Per le assenze, il bot in Odoo riceve il ruolo Ferie: Funzionario, con cui può già vedere tutte le assenze delle aziende in Odoo; il cliente assegna questo ruolo da sé e può ometterlo (in tal caso le assenze non funzionano tramite l'app).
- Connessioni cifrate (TLS); le richieste tra il modulo e noi sono firmate (HMAC, ora e nonce).
- Limiti su accesso, registrazione e API; blocco dopo ripetuti fallimenti.
- Backup giornalieri per database, conservati per 35 giorni, ripristino testato.
- Una verifica di sicurezza prima del lancio.