Fogli ore in Odoo: la guida completa, passo dopo passo in Odoo 20

Cosa fanno i Fogli ore di Odoo

I Fogli ore di Odoo registrano chi ha dedicato quanto tempo a quale progetto e a quale lavoro. In Odoo una riga di ore è una riga analitica con un dipendente, una data, una durata, un progetto e quasi sempre un lavoro (così Odoo chiama le attività). Per questo le ore sono subito utilizzabili nel resto di Odoo: per l'avanzamento del progetto, per i costi e, con Vendite, per la fattura.

Questa guida è il percorso completo. Per i dettagli di ogni tema rimandiamo alle nostre guide più brevi: fatturare le ore, approvare le ore, consigli e trucchi e i Fogli ore di Odoo in immagini.

Il nostro caso di prova. Demo Consulting è una società di consulenza IT immaginaria con cinque persone. Per il cliente Harbor Logistics realizza un'implementazione di Odoo: 400 ore di Consulting a 95 euro l'ora, IVA al 21 %, fatturate in base alle ore lavorate. In parallelo segue un progetto web per un secondo cliente e il team tiene una riunione di pianificazione settimanale.

Gli otto passaggi in breve

1. Installa le app

   Installa Fogli ore (il modulo hr_timesheet). Odoo aggiunge automaticamente Progetti e Dipendenti. Se vuoi fatturare le ore, installa anche Vendite e Fatturazione: il modulo ponte sale_timesheet arriva da solo.

2. Scegli le impostazioni

   In Configurazione > Impostazioni > Fogli ore: il Metodo di inserimento (ore e minuti, oppure giornate e mezze giornate) e se le assenze approvate devono diventare righe di ore.

3. Crea i dipendenti e assegna i permessi

   Ogni persona che registra ore ha bisogno di un dipendente collegato al suo utente. Scegli per ogni utente il ruolo nei Fogli ore e inserisci il costo orario per vedere la redditività.

4. Prepara progetti e lavori

   Attiva Fogli ore sul progetto (e Fatturabile se fatturi le ore). Assegna ai lavori un Tempo assegnato, così Odoo mostra l'avanzamento.

5. Fai inserire le ore al team

   In I miei fogli ore: come elenco o calendario (Community), sul lavoro stesso, oppure nella griglia settimanale con timer (Enterprise).

6. Controlla e convalida le ore

   Controlla per settimana e per dipendente. In Enterprise convalidi in To Validate e le righe vengono bloccate. In Community concordate un vostro controllo.

7. Fattura le ore consegnate

   Vendi un servizio Basato sui fogli ore, conferma l'ordine di vendita e registra le ore sul progetto creato da Odoo. Sull'ordine: Crea fattura.

8. Monitora con i report

   In Rendicontazione: le ore Per dipendente, Per progetto e Per lavoro, come tabella pivot o grafico, ed esportazione in Excel.

Passo 1: installare le app

Apri App e cerca Fogli ore. Installandolo, Odoo aggiunge automaticamente Progetti e Dipendenti. In Odoo 20 il modulo tecnico compare nell'elenco come Task Logs (hr_timesheet); nel menu resta Fogli ore.

Alla nostra società di consulenza servono altre due app: Vendite e Fatturazione. Quando Vendite, Progetti e Fogli ore sono nello stesso database, Odoo installa da solo il modulo ponte sale_timesheet, che porta le ore sull'ordine di vendita. Tutto questo è Community. Su Odoo Online scegli le stesse app nel tuo abbonamento.

Passo 2: le impostazioni

Vai in Configurazione > Impostazioni e apri la sezione Fogli ore. La scelta principale è il Metodo di inserimento: Ore/minuti oppure Giornata/mezza giornata. Una società che fattura a ore sceglie le ore.

Il resto dipende dalla tua edizione:

• Assenze (Community): le assenze approvate e i giorni festivi diventano automaticamente righe di ore su un progetto interno.
• Arrotondamento del timer e promemoria per dipendenti e approvatori: Enterprise. In Community vedi queste opzioni con un'etichetta di upgrade.
• Politica di fatturazione (Enterprise): fatturare tutte le ore registrate oppure solo quelle convalidate.

Passo 3: dipendenti e permessi

Le ore appartengono a un dipendente, non a un utente. Chi registra ore ha quindi bisogno di un dipendente collegato al proprio utente. Crealo in Dipendenti oppure collega un dipendente esistente all'utente.

Poi scegli per ogni utente il ruolo nei Fogli ore:

• User: own timesheets only: vedere e inserire solo le proprie ore.
• User: all timesheets: vedere e inserire anche le ore degli altri, tipico di un capo progetto.
• Administrator: tutto, comprese le impostazioni.

Inserisci anche il costo orario nella scheda del dipendente. Odoo lo usa per calcolare il costo di ogni riga, così per progetto vedi non solo le ore ma anche quanto costano. In Enterprise indichi inoltre, per ogni dipendente, chi convalida le sue ore.

Passo 4: progetti e lavori

Un progetto accetta ore solo se ha Fogli ore attivo; per le ore che fatturi attiva anche Fatturabile. Nel nostro caso Odoo crea il progetto alla conferma dell'ordine di vendita (passo 7). Il progetto interno per riunioni e formazione lo crei a mano.

Assegna a ogni lavoro un Tempo assegnato. Odoo mostra allora il Tempo speso, il Tempo restante e l'avanzamento in percentuale. Nella scheda delle ore del lavoro vedi ogni riga: chi, quando, cosa e quanto.

Mantieni una struttura semplice: un progetto per incarico e pochi lavori per fase. Con cento lavori, le persone finiscono per registrare su quello sbagliato.

Passo 5: inserire le ore

Odoo offre diversi modi per inserire le ore. Quali hai dipende dall'edizione.

I miei fogli ore come elenco (Community). Un elenco modificabile: data, progetto, lavoro, descrizione e durata. Se raggruppi Tutti i fogli ore per progetto, vedi subito i totali e la voce ordine di vendita di ogni riga.

Calendario (Community, da Odoo 19). I miei fogli ore ha un calendario mensile: vedi le tue righe di ogni giorno e ne crei una nuova selezionando uno o più giorni. Come funziona e cosa non può fare: la vista calendario dei fogli ore Odoo.

Sul lavoro (Community). Direttamente nella scheda delle ore di un lavoro, comodo per chi lavora da Progetti.

Griglia e timer (Enterprise). La griglia settimanale mostra per riga progetto e lavoro, e per giorno le ore. Scrivi un numero in una cella e Odoo crea o modifica la riga. Con il timer avvii e fermi il tempo su un lavoro; Odoo arrotonda secondo le impostazioni del passo 2.

Per scorciatoie da tastiera, filtri e raggruppamenti: vedi consigli per i Fogli ore di Odoo.

Passo 6: approvare e convalidare

In Enterprise c'è un menu To Validate: le ore del tuo team per dipendente e per settimana, con un pulsante Validate. Le righe convalidate sono bloccate per il dipendente e, con la politica di fatturazione del passo 2, puoi fatturare solo le ore convalidate.

In Community la convalida non esiste: ogni riga resta modificabile finché non viene fatturata. I team risolvono con un momento fisso di controllo ogni settimana, un filtro sulla settimana precedente e un accordo su chi controlla. Il confronto completo è in approvare le ore in Odoo.

Passo 7: fatturare le ore

Qui da semplice elenco diventa un sistema. Nel nostro caso di prova:

1. Un prodotto di servizio Consulting (hours), con la politica Basato sui fogli ore e, alla creazione, un lavoro in un nuovo progetto. Prezzo: 95 euro l'ora, IVA al 21 %.
2. Un ordine di vendita di 400 ore per Harbor Logistics. Alla conferma, Odoo crea il progetto.
3. Il team registra le ore sui lavori di quel progetto; ogni riga riceve la voce ordine di vendita.
4. Sull'ordine, la colonna Consegnati somma le ore. Con Crea fattura le ore consegnate e non ancora fatturate finiscono in fattura.

Una volta registrata la fattura, Odoo non permette più di modificare o eliminare quelle righe di ore. Le trappole più comuni (ore senza voce ordine, una politica di fatturazione cambiata dopo) sono in fatturare le ore in Odoo.

Passo 8: report

In Rendicontazione trovi le ore Per dipendente, Per progetto e Per lavoro. Nella tabella pivot fai clic su un'intestazione per scendere nel dettaglio, metti i dipendenti nelle colonne e scarichi la tabella in Excel. Con il costo orario del passo 3 vedi anche i costi; con Vendite, quale parte delle ore è fatturabile.

Sul progetto stesso Odoo mostra inoltre un riepilogo della redditività: ore fatturate e da fatturare a confronto con i costi.

Le ore sullo smartphone

Odoo è un'applicazione web e funziona nel browser dello smartphone, anche come app sulla schermata Home. Vedi le stesse schermate del computer, con un layout più stretto. Funziona, ma con tanti campi e pulsanti piccoli non è il modo più rapido per annotare due ore dopo una visita a un cliente. Come lo risolvono i team, in l'app fogli ore per smartphone.

Cinque consigli pratici

• Un progetto per incarico, e lavori per fase. Così la scelta resta breve.
• Rendi obbligatoria una descrizione. Una fattura con "Configurazione, 3 ore" e una descrizione chiara solleva meno domande.
• Controlla ogni settimana, non a fine mese: tutti ricordano ancora cosa hanno fatto.
• Salva un filtro "settimana precedente, il mio team" tra i preferiti.
• Verifica la voce ordine di vendita prima di fatturare. Una riga senza voce non arriva in fattura.

Altro in consigli per i Fogli ore di Odoo.

Community o Enterprise?

Verificato nel codice sorgente di Odoo 20 Community (hr_timesheet, sale_timesheet, project_timesheet_holidays):

Funzione	Community	Enterprise
Ore su progetto e lavoro, elenco e calendario	sì	sì
Tempo assegnato e avanzamento per lavoro	sì	sì
Fatturare le ore dall'ordine di vendita	sì	sì
Assenze come righe di ore automatiche	sì	sì
Report (pivot, grafico, Excel)	sì	sì
Griglia settimanale e timer	no	sì
Convalidare le ore e bloccarle	no	sì
Email di promemoria per ore mancanti	no	sì

Community basta quindi per registrare e fatturare le ore. Ciò che manca riguarda l'inserimento e il controllo. Altro in i Fogli ore in Odoo Community.

Dove si inserisce TimeViking

TimeViking non sostituisce i Fogli ore di Odoo. Odoo resta la fonte: progetti, lavori, ordini di vendita, fatture e report restano dove sono, e tutto ciò che c'è in questa guida resta valido.

Quello che fa TimeViking è rendere più veloce l'inserimento, anche su Community: un calendario settimanale e una griglia settimanale, digitazione rapida, un'app per smartphone e approvazione settimanale nell'app. TimeViking scrive le ore in Odoo tramite un unico utente bot, sul progetto e sul lavoro giusti, così Odoo può collegarle all'ordine di vendita. Cosa TimeViking non fa: creare fatture (lo fai in Odoo) né sostituire la convalida di Enterprise (le righe convalidate però le rispetta).

Vuoi vederlo accanto al tuo Odoo? Prova TimeViking gratis per 30 giorni oppure leggi prima come funziona l'integrazione con Odoo.

Odoo è un marchio di Odoo S.A. TimeViking è un prodotto di Software Services BV e non è collegato a Odoo S.A. Gli screenshot mostrano Odoo 20.0 Enterprise (interfaccia in inglese) sulla demo pubblica di Odoo S.A., con dati dimostrativi inventati.