Modello di timesheet mensile gratuito in Excel e PDF

Cosa contiene il modello?

Il modello Excel (in inglese) ha un foglio per mese, con:

• un'intestazione per il suo nome, il cliente o l'azienda, il mese e l'anno;
• una riga per giorno, con la data e il giorno della settimana che derivano automaticamente da mese e anno (così un mese di 28, 30 o 31 giorni torna sempre), e i fine settimana in grigio;
• colonne per il progetto, una descrizione, l'ora di inizio e di fine e la pausa;
• le ore per giorno, calcolate da inizio, fine e pausa, anche oltre la mezzanotte;
• il totale del mese e il numero di giorni lavorati;
• una tabella ore per progetto che somma per nome di progetto;
• due spazi per le firme, per il dipendente e per il cliente o il responsabile;
• un secondo foglio con le istruzioni.

Il PDF è lo stesso modulo da stampare e compilare a penna: una pagina A4 con una riga per giorno, un totale e gli spazi per le firme.

Come usare il modello Excel

1. Scarichi il modello

   Scelga il modello Excel (in inglese) qui sopra. Si apre in Excel, LibreOffice e Google Fogli.

2. Compili l'intestazione

   Il suo nome, il cliente o l'azienda, il mese (da 1 a 12) e l'anno. Il mese e l'anno correnti sono già inseriti; le date e i giorni della settimana nella tabella si adattano automaticamente, e i fine settimana diventano grigi.

3. Registri le ore per giorno

   Per ogni giorno: il progetto, una breve descrizione, l'ora di inizio e di fine e la pausa in minuti. La colonna Hours fa il calcolo: dalle 8:30 alle 17:00 con 30 minuti di pausa diventa 8,00. Non usa orari di inizio e fine? Scriva le ore direttamente nella colonna Hours.

4. Controlli i totali

   In fondo trova il totale del mese e il numero di giorni lavorati. Scriva i nomi dei progetti sotto Hours per project, e il modello somma le ore per ciascun progetto.

5. Stampi e faccia firmare

   Il foglio è impostato per stare su una pagina A4. Lo stampi, o lo salvi in PDF, e lo faccia firmare dal dipendente e dal cliente o dal responsabile.

Le formule, se vuole sapere come funziona

Non deve toccarle, ma ecco come calcola il modello:

Cosa	Formula (Excel in inglese)
Data dei giorni da 1 a 31	=IF(1<=DAY(EOMONTH(DATE(year,month,1),0)),DATE(year,month,1),"")
Ore di un giorno	=ROUND((end-start+(end<start))*24-break/60,2)
Totale del mese	=SUM(H7:H37)
Giorni lavorati	=COUNTIF(H7:H37,">0")
Ore per progetto	=SUMIF(C7:C37,project,H7:H37)

La parte (end<start) aggiunge un giorno quando lavora oltre la mezzanotte. In Excel impostato in un'altra lingua, come l'italiano, le funzioni hanno nomi tradotti e gli argomenti possono essere separati da punti e virgola; Excel converte tutto da solo.

Quando un timesheet in Excel non basta più

Un modello Excel va bene per una persona o un piccolo team con qualche cliente. Comincia a stare stretto quando:

• più persone compilano un foglio ogni mese, e qualcuno deve raccoglierli e sommarli;
• le ore devono finire anche nel suo ERP, come Odoo Timesheet, e qualcuno le ribatte;
• vuole sapere quante ore ha consumato un progetto prima che il mese finisca;
• un project manager deve controllare e approvare le ore prima che vadano al cliente.

A quel punto finisce per scrivere le stesse ore due o tre volte: in Excel, in Odoo e in fattura.

Il passo successivo: TimeViking

Se lavora con Odoo, TimeViking fa ciò che fa questo modello, senza il lavoro doppio:

• il team registra le ore con un calendario settimanale, una griglia settimanale, l'inserimento rapido, un timer o l'app per smartphone;
• le ore vanno automaticamente in Odoo Timesheet, sul dipendente giusto e sul progetto giusto;
• l'app crea da quelle ore il PDF mensile per dipendente, con il suo marchio e gli spazi per le firme;
• esporta riepiloghi per progetto, cliente o persona in Excel o CSV;
• e il project manager approva le settimane prima che vadano al cliente.

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