Informativa sulla privacy — TimeViking
Ultimo aggiornamento: 12 ottobre 2026
1. Chi siamo
TimeViking è un servizio di Software Services BV, Meldertsestraat 8/4008, 3545 Halen, Belgio, numero d'impresa BE 0895.317.225, e-mail info@timeviking.com. Siamo titolari del trattamento dei dati personali sul nostro sito web e per la gestione degli account dei clienti e degli abbonamenti.
Per le ore e i dati dei dipendenti che un cliente inserisce nel servizio, il cliente è il titolare del trattamento e noi siamo il responsabile del trattamento. Ciò è disciplinato nell'accordo sul trattamento dei dati. La presente informativa riguarda ciò che trattiamo noi stessi in qualità di titolare.
2. Quali dati, perché e su quale base
| Cosa | Perché | Base (GDPR art. 6) | Per quanto tempo |
|---|---|---|---|
| Nome, e-mail, nome dell'azienda, lingua, password (con hash) alla registrazione | Creare e proteggere un account | Contratto (b) | Finché esiste l'account |
| Indirizzo e-mail, nome dell'azienda, nome e lingua di una nuova registrazione, comunicati via e-mail all'amministratore del servizio | Conoscere i nuovi clienti, poterli aiutare e accorgersi di abusi | Legittimo interesse (f) | Finché quell'e-mail serve, al massimo 2 anni |
| Indirizzo IP, browser, ora della registrazione | Prevenire abusi e frodi (limiti, prove) | Legittimo interesse (f) | 90 giorni, poi cancellati |
| Esito del controllo anti-robot (reCAPTCHA) | Impedire registrazioni da parte di robot | Legittimo interesse (f) | Conservato con la registrazione |
| Accesso con Google o Microsoft: e-mail e un ID tecnico | Accedere senza password | Contratto (b) | Finché esiste l'account |
| Dati di fatturazione: nome, indirizzo, e-mail, partita IVA, paese, tipo di cliente | Fatture e IVA | Obbligo legale (c) e contratto (b) | Il periodo di conservazione legale delle fatture (10 anni) |
| Prove della sede del cliente: paese dell'indirizzo di fatturazione, dell'indirizzo IP e del metodo di pagamento | IVA sui servizi elettronici (Regolamento di esecuzione UE 282/2011, art. 24 ter) | Obbligo legale (c) | Come le fatture |
| Verifica della partita IVA con VIES (numero di consultazione) | Prova che l'inversione contabile dell'IVA era giustificata | Obbligo legale (c) | Come le fatture |
| Pagamenti (tramite Mollie): importo, stato, metodo di pagamento, paese della carta o del conto | Pagare l'abbonamento | Contratto (b) | Come le fatture |
| Messaggi tramite il modulo di contatto | Rispondere alla sua domanda | Legittimo interesse (f) | 2 anni |
| Log tecnici (errori, accessi) | Proteggere il servizio e mantenerlo in funzione | Legittimo interesse (f) | 90 giorni |
| E-mail dal servizio (conferma della registrazione, inviti, promemoria, fatture e avvisi sull'abbonamento) | Fornire il servizio e tenerla informata | Contratto (b) | Finché esiste l'account |
| Chiave API per Odoo (di un utente bot o personale) e indirizzo e database dell'Odoo del cliente | Far funzionare il collegamento con Odoo | Contratto (b); per il contenuto: responsabile del trattamento | Finché esiste il collegamento; la chiave è conservata cifrata |
| Dati sulle assenze dei dipendenti di un cliente (tipo, periodo, saldo; la malattia è un dato sanitario) | Mostrare, richiedere e sincronizzare le assenze con Odoo, per conto del cliente | Siamo responsabili del trattamento; la base spetta al cliente (per la malattia art. 9) | Finché esiste l'ambiente, poi eliminati (§6) |
| Registro di audit (chi ha modificato cosa in un ambiente) | Sicurezza e prova per il cliente | Legittimo interesse (f); per il contenuto: responsabile del trattamento | Finché esiste l'ambiente |
Notifica di una nuova registrazione
A ogni nuova registrazione, l'amministratore del servizio (il titolare di Software Services BV) riceve un'e-mail con l'indirizzo e-mail, il nome dell'azienda, il nome e la lingua del nuovo cliente. Non sono inclusi password, indirizzo IP né link di conferma. Lo facciamo per poter aiutare i nuovi clienti e accorgerci di abusi.
Collegamento con Odoo
Il cliente collega il proprio Odoo. A tal fine conserviamo l'indirizzo e il nome del database di quell'Odoo e una chiave API, cifrata e mai nei log. La chiave è quella di un utente bot, oppure la chiave personale di un utente che vuole sincronizzare con Odoo le proprie ore; quest'ultimo può sempre eliminarla da sé. In Odoo leggiamo e scriviamo solo ciò di cui il servizio ha bisogno (ore, progetti, attività, dipendenti e, se il cliente lo consente, assenze).
Dati sulle assenze nel servizio
Se un cliente usa le assenze nel servizio, trattiamo, in qualità di responsabile del trattamento (non di titolare), il tipo di assenza, il periodo, lo stato della richiesta e il saldo dei dipendenti del cliente. Se il tipo indica una malattia, si tratta di un dato sanitario (GDPR art. 9). Si applicano quindi le seguenti regole:
- I colleghi vedono solo che qualcuno è «assente», non il motivo. Solo il dipendente, il suo responsabile e l'amministratore vedono il tipo.
- Non leggiamo né conserviamo il motivo che qualcuno inserisce in Odoo per un'assenza.
- Per le assenze, il registro di audit conserva solo lo stato, chi ha deciso, le date e il tipo; mai una nota o un motivo.
- I dati sulle assenze restano finché esiste l'ambiente, sono inclusi nell'esportazione e vengono eliminati con esso (vedi §6).
Se vuole sapere cosa fa il suo datore di lavoro con i suoi dati sulle assenze, o esercitare i suoi diritti, si rivolga prima al suo datore di lavoro.
Non vendiamo dati e non li usiamo per pubblicità.
Statistiche sui visitatori del sito web
Contiamo noi stessi le visite al sito web, sul nostro server, senza cookie e senza servizi esterni. Per ogni giorno conserviamo solo il numero di visite per pagina, con la versione linguistica, il dominio, il dominio del sito di provenienza (non l'indirizzo completo), i codici di campagna utm_source, utm_campaign e ref dall'indirizzo e il tipo di dispositivo (computer, smartphone o tablet), ricavato dai dati del browser. Non conserviamo il suo indirizzo IP né i dati del browser. Per contare i visitatori unici calcoliamo ogni giorno un codice irreversibile dal suo indirizzo IP e dal browser con un sale casuale che cambia ogni giorno e non viene conservato da nessuna parte: così non possiamo riconoscerla, nemmeno da un giorno all'altro. I robot non vengono contati. Base giuridica: legittimo interesse (sapere quali pagine vengono lette). I conteggi sono anonimi e restano presso di noi.
3. Destinatari (sub-responsabili e terzi)
| Chi | Per cosa | Dove |
|---|---|---|
| Il nostro partner di hosting | Server, database e backup | Unione europea |
| Il nostro server di posta | Invio delle e-mail del servizio | Sui nostri server nell'Unione europea |
| Mollie B.V. | Pagamenti | UE (Paesi Bassi) |
| Google (reCAPTCHA) | Controllo anti-robot alla registrazione e nel modulo di contatto | Stati Uniti (EU-US Data Privacy Framework) |
| Google e Microsoft (accesso) | Solo se sceglie di accedere in quel modo | Stati Uniti (EU-US Data Privacy Framework) |
| La Commissione europea (VIES) | Verifica delle partite IVA | UE |
| Plausible Analytics | Statistiche sui visitatori del sito web, senza cookie e senza profilo personale (solo se attivato) | UE |
L'Odoo di un cliente non è un nostro sub-responsabile: il cliente lo collega da sé e ne resta responsabile.
4. I suoi diritti
Ha diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione (GDPR artt. 15–21). Invii un'e-mail a info@timeviking.com; rispondiamo entro un mese. Un amministratore dell'ambiente può esportare tutti i dati dell'ambiente direttamente nell'app (Impostazioni › Abbonamento › Esporta tutto) e far eliminare l'ambiente.
Può presentare un reclamo all'Autorità belga per la protezione dei dati (Gegevensbeschermingsautoriteit), Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
5. Cookie e reCAPTCHA
Vedi l'informativa sui cookie. L'app usa solo cookie necessari (la sessione). Sulla pagina di registrazione e nel modulo di contatto viene caricato Google reCAPTCHA, che imposta cookie e invia dati a Google. Lo usiamo per prevenire abusi da parte di robot (legittimo interesse); su quelle pagine si applica anche l'informativa sulla privacy di Google.
6. Dopo la fine di un abbonamento
Dopo la prova o dopo la disdetta, un ambiente resta in sola lettura per 60 giorni: può ancora consultare ed esportare tutto. Dopo di che eliminiamo il database dell'ambiente e gli accessi. Ciò che siamo tenuti per legge a conservare (fatture, pagamenti, le prove ai fini IVA) viene conservato per tutto il tempo richiesto dalla legge. I backup scompaiono dopo 35 giorni.
7. Sicurezza
Ogni cliente ha il proprio database e il proprio utente di database. Le password sono conservate con hash; le chiavi per Odoo e il segreto del modulo sono conservati cifrati. La verifica in due passaggi è disponibile e può essere resa obbligatoria per ambiente. L'accesso per la nostra amministrazione richiede sempre la verifica in due passaggi.
8. Modifiche
Aggiorniamo la presente informativa quando il servizio cambia. Informiamo via e-mail gli amministratori degli ambienti delle modifiche importanti.